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Comment Mieux Gérer Son Temps Quand On Débute En Tant Qu’entrepreneur ?

Les entrepreneurs le savent, la gestion du temps et des priorités est certainement le plus grand défi auquel ils doivent faire face. Si vous lancez votre propre entreprise, peut-être vous en êtes vous déjà rendu compte… Les outils et méthodes de gestion du temps sont nombreux et on peut vite s’y perdre quand on cherche à mieux gérer son temps et à gagner en efficacité.

Bien que ce blog soit consacré avant tout à la fabrication de bijoux, je pense qu’il est important d’aborder aussi les notions d’entrepreneuriat. En effet, vous êtes nombreux à vous lancer dans la bijouterie dans le but de créer votre propre entreprise. C’est pourquoi j’ai décidé d’inviter Johann du blog Devenir efficace et plus zen, afin qu’il partage avec vous ses conseils et astuces en matière de gestion du temps. Sans plus attendre, je vous laisse découvrir cet article ultra-complet qui aborde la question sous tous ses angles ?

1/ 12 lois que vous ne pouvez pas ignorer si vous souhaitez apprendre à mieux gérer votre temps

Les 8 lois de la productivité que nous allons voir sont fondamentales à comprendre pour tout entrepreneur désirant savoir comment mieux gérer son temps. Au-delà de la compréhension même de ces règles qui régissent la manière dont notre productivité est affectée, il est primordial de comprendre comment concrètement limiter l’impact négatif de ces règles sur sa productivité.

C’est ce que je vous propose à travers le tableau ci-dessous qui regroupe plusieurs conseils utiles lorsqu’on débute dans l’entrepreneuriat :

 

Loi deConstatContre mesure
MurphyTout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal▪ Prévoir du temps pour les imprévus. Par exemple, prévoir un créneau le matin et l’après-midi pour gérer les imprévus urgents et importants.
ParetoSeul 20% de nos actions sont à l’origine de 80% de nos résultats▪ Se focaliser sur l’essentiel.

▪ Chaque jour, définissez vos 2 ou 3 taches les plus importantes et focalisez-vous dessus.

▪ Réaliser un maximum de tâches qui soient de type 20/80 (20% effort pour 80% effet)

ParkinsonLa durée d’une tâche à tendance à s’étendre de telle manière à occuper l’ensemble du temps disponible à la réalisation de celle-ci▪ Se fixer un temps limité pour accomplir une tâche.

▪ Travailler en mode POMODORO.

Carlson“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”.

 

Notre productivité augmente lorsque nous pouvons nous consacrer uniquement à une tâche donnée et la faire d’une traite.

▪ Evitez absolument le multitâche pour les tâches qui requièrent de la concentration.

▪ Coupez-vous des distractions et évitez les interruptions.

▪ Eviter de définir des tâches trop longues (> 90 min) que vous ne pourriez faire d’une seule traite.

▪ Grouper les taches identiques pour les faire d’un seul coup ensemble (travail en « batch »). ▪ Regroupez également différentes taches courtes ensemble plutôt de les faire séparément au fil de la journée.

IllichAu-delà d’un certain seuil de travail notre productivité décroît.▪ Faites des pauses régulièrement (la technique POMODORO peut aider à prendre des pauses)

▪ Ne pas chercher à travailler au-delà de son seuil de productivité optimal. Pour certaines personnes ceseuil peut être en deçà de 30 h/semainealors que pour d’autre il peut être à 45h et plus.

DouglasPlus on a de place, plus on a tendance à s’étaler▪ Éviter de s’étaler en imaginant son espace comme s’il était 2 à 3 fois plus petit afin d’optimiser le rangement et éviter le superflu.
LaboritNous avons tendance à commencer par les tâches les plus faciles et à reporter les tâches les plus difficiles.▪ Commencer votre journée par la tâche qui vous plaît le moins, puis la tâche la plus difficile. Après le reste de votre journée vous semblera facile.

▪ Garder les taches les plus plaisantes pour la fin de journée

▪ Finissez votre journée par une tache qui vous plait

HofstadterAussi appelé loi du glissement de planning.

« Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter. »

▪ Il est important de prendre en compte que nous aurons très probablement du retard sur notre emploi du temps car le travail prévu sera bien plus long.

▪  Utiliser un coefficient multiplicateur pour tenir compte de la durée globale vos tâches du fait de la loi du glissement de planning.

TaylorL’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps d’accomplissement unitaire de chacune d’entre elle, mais aussi sur le temps global de leur ensemble.▪ L’ordre et le moment auquel nous effectuons nos tâches sont très importants.

▪ Essayez de faire vos tâches dans l’ordre qui minimise le temps global de réalisation de celles-ci en prenant conscience que cela vous fera gagner beaucoup de temps.

Fraisse“1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure”.

Le temps nous semble toujours passer plus vite lorsqu’on s’affaire à une tâche qui nous plait par rapport à une tâche qu’on n’aime pas.

▪ Dans la mesure du possible, déléguer les tâches qui vous plaisent le moins et qui demandent le moins d’expertise de votre part.

▪ Éviter d’avoir des tâches que vous n’aimez pas à faire en fin de journée pour éviter la sensation d’une journée qui n’en finit plus.

Swoboda-Fliess-Teltscher

 

 

Selon cette loi, nos rythmes biologiques influencent directement notre productivité (saisons, ensoleillement, alimentation, heures de la journée).▪ Adapter votre emploi du temps à vos rythmes biologiques, par exemple:

– Prévoyez des tâches demandant peu de concentration à faire après le repas (la digestion consommant beaucoup d’énergie, nous sommes moins productif à ce moment-là)

– Prévoyez les tâches demandant le plus de concentration dans les plages horaires où vous êtes naturellement plus éveillé et productif.

Newton1ère loi de Newton aussi appelé principe d’inertie: dans un référentiel galiléen, le centre d’inertie d’un solide soumis à un ensemble de forces dont la somme vectorielle est nulle est soit au repos, soit animé d’un mouvement rectiligne et à une vitesse constante.

 

Dans son énoncé originel, la 1ère loi de Newton était : « Tout corps persévère dans l’état de repos ou de mouvement uniforme en ligne droite dans lequel il se trouve, à moins que quelque force n’agisse sur lui, et ne le contraigne à changer d’état. »

 

Il en découle qu’un corps au repos tend à rester au repos. Lorsqu’on procrastine, on remet au lendemain notre travail du jour, on est dans un état de repos et avons tendance à y rester à moins qu’un élément vienne nous aider à nous mettre en mouvement.

Si vous sentez que vous procrastinez, que vous faites du surplace, vous pouvez:

– soit redéfinir la tâche que vous n’arrivez pas à commencer en la découpant en plus petites tâches

– soit garder la tâche telle quelle et appliquer la règle des 10 min

 

Règles des 10 min: Commencez à effectuer une tâche que vous avez pas envie de faire pendant 10 minutes au moins, puis une fois les 10 minutes passées, réévaluez si vous avez envie de continuer ou pas et ce, sans trop vous forcer. En effet, si vous vous forcez trop, cette technique perdra en efficacité les prochaines fois que vous l’utiliserez.

2/ Les stratégies incontournables pour bien gérer son temps

2.1- Clarifier

gestion du temps focus

Avant même de commencer votre journée d’entrepreneur, il est important de clarifier ce que vous avez à accomplir dans la journée. 

Sans vision claire, vous perdrez énormément en productivité, car vous travaillerez en mode réactif (à chaque nouvelle idée de tâche, vous aurez tendance à vouloir l’accomplir) plutôt que de travailler en mode proactif (vous avez défini avec discernement les tâches à réaliser au cours de votre journée et vous vous y tenez). 

De plus, en mode réactif, votre esprit est plus facilement ouvert aux distractions et à se disperser alors qu’en mode proactif, votre esprit est bien plus focalisé sur ce qu’il a été défini comme devant être réalisé. Vous devez avoir une vision claire de ce que vous voulez atteindre comme résultats que ce soit à l’échelle du jour, de la semaine, du mois ou du trimestre.

Pour cela, définir des objectifs annuels et trimestriels de résultat va vous aider à avoir une vision claire. Cela vous évitera de tomber dans le piège d’être occupé à faire tout un tas de choses qui ne sont pas en lien direct avec vos objectifs annuels ou trimestriels. C’est ce qu’on appelle être occupé (voir très occupé dans certains cas) sans être pour autant productif et efficace (atteindre les résultats que vous vous êtes fixés). 

Je reviendrai plus loin dans cet article sur 2 méthodes efficaces permettant de définir vos objectifs et de les suivre. 

2.2- Prioriser

Nous avons tous 24 h dans une journée et en accord avec la loi d’Illich, il serait contre-productif de passer la quasi-totalité de votre temps de la journée à travailler. Même si cela peut vous aider à tenir une échéance importante à court terme, répété sur plusieurs jours, vous allez impacter négativement votre productivité. Il est même quasi-certain que sur le moyen terme, vous perdrez du temps et de l’argent à travailler trop, et encore, je ne parle même pas de votre énergie et de votre santé !!!

Pour autant, ce n’est pas si simple, car en tant qu’entrepreneur débutant, il y a énormément de choses à faire et de domaines sur lesquels se former. On peut très vite se sentir débordé ou s’éparpiller un peu partout, voir les deux à la fois.

La bonne et la mauvaise nouvelle, c’est qu’une minorité seulement de vos tâches produira la majorité de vos résultats :

 C’est une mauvaise nouvelle, car vous investissez beaucoup de temps et d’énergie dans certaines tâches qui, malheureusement, n’auront que peu d’effets sur vos objectifs (c’est le principe de Pareto vu plus haut). 
 C’est une bonne nouvelle, car en vous concentrant sur les tâches 20/80, vous arriverez à mieux gérer votre temps, dégagerez du temps et serez plus à même de saisir de nouvelles opportunités, réaliser d’autres actions 20/80 et avoir du temps pour d’autres choses importantes à vos yeux (famille, amis, passions, etc.). 

Loi de Pareto

Autre point important, selon le principe de Taylor, l’ordre dans lequel nous effectuons les tâches influe sur le temps global nécessaire à l’accomplissement de celles-ci.

Enfin, une autre notion importante à considérer lorsqu’on priorise ses tâches est la notion d’urgence. Nous y reviendrons par la suite. 

2.3- Déléguer

Déléguer

Une erreur commune lorsqu’on se lance en tant qu’entrepreneur est de vouloir tout faire seul. On essaye de se former à tout et, pour des raisons diverses (coût de la sous-traitance, volonté d’acquérir de la compétence, souhait de vouloir tout maîtriser, etc.), on essaye de tout faire par soi-même.

Voici plusieurs raisons pour lesquelles ne pas déléguer est contre-productif : 

1. Nous ne pouvons pas être compétents dans tous les domaines, encore moins lorsqu’on débute et forcément, certaines tâches seront bien mieux effectuées par un professionnel que par nous. Ou sinon, à niveau de qualité similaire, cela nous prendra beaucoup de notre temps, nous privant ainsi de réaliser certaines tâches très importantes.
2. Nous ne pouvons pas aimer systématiquement toutes les tâches que nous effectuons.
3. Nous n’avons pas forcément le recul nécessaire sur tout, nous avons des angles morts !! 
4. Nous avons des points forts et aussi des points faibles. Vouloir accomplir des tâches qui entrent dans le champ de nos points faibles au lieu de sous-traiter celles-ci à une personne pour laquelle cela fait partie de ses points forts est également contre-productif. 

Déléguer, oui, mais pas à n’importe qui et pas à n’importe quel prix. Cela nécessite du discernement. Nous verrons ci-après comment définir les tâches que l’on doit déléguer en priorité.

2.4- Supprimer / simplifier

Pour devenir réellement productif, il faut accepter d’abandonner à la fois le superflu, mais aussi les actions/tâches qui ne sont pas assez rentables. Il faut prendre conscience de l’intérêt de ne pas faire ces tâches même si on dispose du temps nécessaire à leur réalisation. En effet, mieux vaut se focaliser sur d’autres tâches 20/80 ou prendre de l’avance sur son planning, ce qui donnera de la marge supplémentaire et permettra d’avoir plus de souplesse en cas d’imprévu, ce qui ne manquera pas d’arriver… Vous pouvez compter sur la loi de Murphy pour cela.

Un autre point important est le fait de transformer les choses complexes en systèmes simples. En effet, productivité rime souvent avec simplicité. Plus un système est simple et moins il a besoin d’entretien pour bien fonctionner. Un système simple aura donc non seulement moins de chance de tomber en panne (donc moins de perte de temps en réparation) mais en plus, il demandera moins de temps à lui consacrer pour le faire fonctionner. Et enfin, il sera beaucoup plus facile à externaliser/sous-traiter.

2.5- Planifier

Pour cela, il s’agit de planifier. La planification, pour un entrepreneur, n’est pas tout à fait la même que pour un salarié. En tant qu’entrepreneur, dans la mesure où l’on dispose d’une plus grande flexibilité sur son organisation, on peut tirer encore plus parti de la gestion de son temps à condition bien sûr de ne pas tomber dans certains pièges comme :

 Vouloir tout faire,
 Vouloir toujours travailler plus, rappelez-vous la loi d’Illich (au-delà d’un certain seuil de travail, notre productivité baisse)
 Faire preuve d’un perfectionnisme trop poussé 

Une bonne planification des tâches peut avoir un impact très fort sur la productivité et constitue un moyen puissant de limiter différentes formes de procrastination. Si vous souhaitez réellement devenir productif et moins occupé, voici quelques conseils pour vous y aider : 

 Arrêtez les To Do Lists longues comme le bras, et concentrez-vous sur l’essentiel (principe de Pareto en sélectionnant avant tout des tâches 20/80). Pour cela, limitez-vous à trois MIT (Most Important Tasks, ou TPI en français pour Tâches les Plus Importantes) par jour, cela vous forcera à être sélectif. Définissez-les la veille au soir et revoyez-les le matin avant de commencer votre journée.
 Assurez-vous que vos trois TPI soient reliées à vos objectifs mensuels, sinon modifiez-les ou supprimez-les.
Commencez vos journées par la tâche que vous aimez le moins (principe connu sous le nom d’Avaler le Crapaud– Eat that Frog en anglais, développé par Brian Tracy dans son livre du même nom).

« Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée » Mark Twain

Ne rajoutez pas des tâches sur votre liste en cours de journée sauf s’il s’agit de quelque chose d’à la fois Urgent et Important.

planifier

Limitez-vous à deux ou trois objectifs professionnels maxi à atteindre à la fin de votre semaine, et focalisez votre énergie, temps et attention dessus.

Définissez aussi deux ou trois objectifs personnels. Cela est relativement important, notamment pour les entrepreneurs très investis dans leur travail. Rassurez-vous, vos objectifs personnels n’ont pas besoin d’être tout aussi ambitieux que vos objectifs professionnels. Cela peut être d’emmener vos enfants au sport ou au parc, faire une sortie en famille le week-end, aller au restaurant, etc. Cela permet de ne pas se noyer dans le travail et de préserver un minimum d’équilibre entre sa vie pro et sa vie perso.

Un autre point important est de découper ses tâches en sous-tâches facilement visualisables et réalisables. Notre cerveau n’est pas efficient dans la réalisation de tâches qu’il ne visualise pas bien. De plus, si vos tâches sont trop grosses, vous aurez tendance à ne pas vouloir vous lancer dedans et donc à trouver des formes de procrastination pour ne pas le faire.

2.6- Automatiser

Si une tâche est récurrente et ne requiert pas de créativité, essayez de l’automatisez. L’automatisation d’une tâche peut demander une étape préalable de simplification de celle-ci.

Il existe de plus en plus d’outils permettant d’automatiser ces tâches, comme les autorépondeurs pour automatiser l’envoi de newsletters ou les logiciels de CRM (Customer Relation Management) pour automatiser une partie du support client ou les règles de messagerie pour trier son courrier entrant.

Le problème avec l’automatisation, c’est que cela requiert un peu de temps au départ. Mais une fois mis en place, cela va vous faire gagner beaucoup de temps, surtout si cette tâche doit être fréquemment faite et sur une période de temps importante.

Avant de chercher à automatiser une tâche, demandez-vous combien de temps vous pourriez économiser en l’automatisant et fixer vous un objectif de temps maxi (ou un budget, si vous sous-traitez l’automatisation de celle-ci) pour réussir à automatiser cette tâche.

3/ 5 méthodes à appliquer dès à présent pour mieux gérer votre temps

3.1- Soyez Smart

Contrairement à ce que l’on pense, SMART n’est pas une méthode à proprement parlé, il s’agit de l’acronyme de cinq critères qui ont été formalisés par Georges DORAN en 1981.

Les 5 critères sont :

SpécifiqueEn opposition à quelque chose de généraliste. L’objectif doit être formulé de manière à être propre à la personne ou l’entité (entreprise, organisation, etc.) pour lequel il a été défini.
MesurableOn doit pouvoir facilement vérifier si l’objectif a été atteint ou non, il peut s’agir de l’ajout d’un élément chiffré dans la formulation de l’objectif.
Attribuable L’objectif doit pouvoir être attribué à une personne ou un groupe de personnes.
RéalisteL’objectif se doit d’être réaliste vis-à-vis des moyens mis à disposition pour les réaliser.
Temporellement défini Il est important de définir une date au plus tard (« deadline ») à laquelle l’objectif doit avoir être atteint.

Autre point souvent ignoré et pourtant bien explicité par son père fondateur est qu’il n’est pas systématiquement nécessaire de remplir les cinq critères à la fois.

“It should also be understood that the suggested acronym doesn’t mean that every objective written will have all five criteria” George T. Doran

De même, vous constaterez que vous trouverez des centaines de définitions différentes de ces cinq critères, avec des différences plus ou moins importantes d’une version à l’autre. En effet, au fil des années, ces cinq critères n’ont pas été fidèlement repris et de nombreuses variantes ont fait leur apparition.  Le critère Attribuable (Assignable en anglais) défini initialement par G. DORAN a eu pas mal de variantes dont une des plus connues désormais et celui d’Atteignable. Atteignable dans le sens où l’objectif doit être un minimum ambitieux sans pour autant être démesuré au risque de ne pas atteindre son objectif et de se démotiver.

Vous pouvez consulter quelques-unes des différentes variantes de définition des cinq critères sur l’article anglais dédié aux critères SMART de Wikipédia.

Pour autant, avoir des objectifs SMART ne suffit pas. En plus, avoir des objectifs de résultats à un an n’est pas toujours la chose la plus motivante et peut dans certains cas être anxiogène. D’où l’importance à partir de ces objectifs annuels, de les décliner en objectifs trimestriels puis mensuels. Pour cela la méthode OKR, qui signifie Objectives and Key Results, inventée par Andy Grove d’Intel et reprise quelques années plus tard par Google, est une méthode très appropriée.

J’ai justement écrit un article comment combiner au mieux les techniques SMART & OKR pour clarifier et se rapprocher de ses objectifs.

3.2- Visez l’essentiel et l’important en premier, le reste ensuite uniquement

Vous vous souvenez du principe de PARETO : 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes, que l’on peut également retranscrire en 20 % de nos actions produisent 80 % des résultats. Selon votre domaine d’activité, il n’est pas toujours souhaitable d’appliquer ce principe dans l’ensemble des activités de votre entreprise.

En  effet, si vous travaillez dans le luxe, vous ne pouvez passer outre l’excellence de la qualité de vos produits, car c’est bien celle-ci et le marketing associé qui permet d’avoir des prix de vente élevés.

Pour autant, il y a de nombreux domaines dans lesquels vous pouvez tirer parti de ce principe. Cela peut être les indicateurs de performance de votre activité, votre clientèle, vos fournisseurs, vos solutions logicielles, vos procédures, etc.

En appliquant le principe 80-20 dans les bonnes activités, vous pourrez ainsi gagner en temps et énergie, et vous focaliser ensuite sur des actions qui produiront le maximum de résultats pour votre entreprise et vos clients.

Appliquer ce principe lorsqu’on est en phase d’amorçage de son entreprise ou dans les premiers mois/année d’activité peut permettre de faire encore plus la différence avec la concurrence. En effet, c’est dans cette phase que de nombreuses ressources peuvent faire cruellement défaut (le temps, l’argent, les ressources humaines, les compétences, etc.).

3.3- Priorisez comme un Président

Vous avez par moments tellement de tâches à réaliser que vous ne savez pas forcément lesquelles faire en priorité.

Rappelez-vous la loi de Laborit : nous avons tendance à commencer par les tâches les plus faciles et à reporter les tâches les plus difficiles. C’est une tendance assez naturelle que nous avons tous.

Pour ne pas tomber dans ce piège qui est un vrai trou à productivité et qui nous rend avant tout occupé, faites comme le célèbre président et chef d’État-Major américain Eisenhower et passer vos tâches à la moulinette de la matrice Eisenhower.

La matrice d’Eisenhower est bâtie selon 2 axes : l’Urgent et l’Important, et comporte 4 quadrants.

  • Quadrant 1 : Urgent et Important
  • Quadrant 2 : Urgent et Non Important
  • Quadrant 3 : Non Urgent et Important
  • Quadrant 4 : Non urgent et Non Important
Matrice Eisenhower quadrants

Pour chaque tâche inscrite sur votre liste de taches (ou To-Do-List), posez-vous systématiquement les deux questions suivantes :

  • Est-ce que cette tâche est urgente ?
  • Est-ce qu’elle est importante ?

Les réponses à ces deux questions vous permettront de classer chaque tâche dans le bon quadrant.

Chaque quadrant a été volontairement numéroté selon l’ordre de priorité dans lequel réaliser vos tâches. Cet ordre est expliqué sur la figure ci-dessous.

Séquence de la Matrice d'Eisenhower

Le quatrième quadrant est ce qu’on peut appeler le lot de tâches distractives. La plupart du temps, il s’agit de ces tâches que l’on fait lorsqu’on n’ose pas ou qu’on n’a pas envie de s’attaquer à nos tâches importantes et non urgentes (quadrant 3) et qui pourtant constituent le réservoir d’actions à réaliser si on veut réellement avoir des résultats.

Il est parfois très difficile de résister à la tentation de faire ses tâches du quadrant 4, car elles nous sont faciles et quelque part, nous déculpabilisent de procrastiner sur nos autres tâches en nous donnant la sensation d’être occupé.

Une fois que vous avez classé une tâche en quadrant 4, mieux vaut l’ignorer ou tout simplement la supprimer de votre liste.

Quelques exemples de tâches :

Quadrant 1 : emmener son enfant qui a 40°C chez le médecin ou aux urgences, soigner une rage de dents, payer ses impôts avant la veille de la deadline, finaliser une commande de dernière minute pour le lendemain, livrer une commande importante, etc.

Quadrant 2 : Répondre dans la journée à des mails dans lesquels on nous demande un simple avis consultatif, acheter un produit non-indispensable en promotion, descendre la poubelle, répondre à des appels non importants, etc.

Quadrant 3 : Définir une nouvelle stratégie commerciale, appeler ses meilleurs clients pour prendre de leurs nouvelles, élaborer une nouvelle collection, produire des bijoux pour une exposition qui aura lieue dans les prochaines semaines, etc.

Quadrant 4 : Chercher à répondre à tous ses e-mails, améliorer la mise en page d’un document, relire un rapport pour corriger quelques fautes d’orthographe (bien sûr, si vous êtes écrivain cela rentrera plus dans le quadrant 1 ou 3), etc.

3.4- Cadrez vos journées

Vous ne voyez pas le temps passer et vos semaines défilent à la vitesse de l’éclair ? Vous avez du mal à accomplir ce que vous avez prévu et vous aimeriez mieux gérer votre temps et vos journées ? Utilisez la méthode du Time Blocking afin de vous créer des plages de travail où vous êtes pleinement concentré pour avancer sur vos dossiers les plus difficiles.

Le premier des avantages, c’est que cela permet d’avoir une vision d’ensemble de sa journée, voir de sa semaine et ainsi de mieux se rendre compte si on a prévu trop de choses. De plus, le fait de se donner une heure de début et de fin va :

  1. d’une part,  vous aider à savoir si vous prenez du retard sur votre journée ;
  2. d’autre part, cela vous évitera de trop repousser certaines tâches ;
  3. et enfin, cela vous aidera à lutter contre la loi de Parkinson en vous permettant de réaliser plus vite une tâche. Car en l’absence de temps limite, vous passerez bien plus de temps sur celle-ci.

Pour plus d’efficacité, il est important de placer vos tâches les plus importantes en début de journée pour plusieurs raisons :

  • en cas d’imprévu, glissement ou autre, vous aurez au moins réalisé le plus important et ainsi maximiser votre productivité ;
  • le fait d’avoir réalisé le plus important en premier vous permettra également non seulement de vous libérer l’esprit, mais en plus agira comme un booster d’humeur et de confiance ;
  • votre réservoir de volonté baisse au cours de la journée au fur et à mesure que vous puisez dedans pour accomplir telle ou telle tâche.

Un autre point important qui vous permettra de vous aider à réaliser des tâches qui requièrent un bon niveau de concentration et d’énergie est de placer ces tâches dans les créneaux horaires où vous êtes le plus productif.

3.5- Particularisez les choses pour vous

chronobiologie

Une chose essentielle pour être efficace de manière durable est de se connaître et d’adapter son système d’organisation à soi-même. Pour cela, n’hésitez pas à vous approprier des méthodes en les testant afin d’analyser ce qui marche le mieux pour vous et adapter celles-ci pour en faire du sur-mesure.

De la même manière que pour les vêtements, ce n’est pas parce que quelque chose est à la mode que cela va forcément vous aller. L’effet désiré peut être l’inverse. Il faut prendre en compte à la fois votre morphologie et vos goûts.

L’importance de la chronobiologie :

En matière de méthodes, c’est la même chose, ce n’est pas parce que quelque chose est à la mode (le Miracle Morning, les routines, etc.) que cela est forcément adapté pour vous.

Comme pour un vêtement, il faut l’essayer pour savoir si cela vous va ou pas. En termes d’efficacité, votre morphologie, c’est votre chronotype.

Êtes-vous plutôt ours, loup, lion ou dauphin ? Si vous souhaitez le découvrir vous pouvez faire le test du Dr Michael Breus via le lien suivant : https://thepowerofwhenquiz.com

La connaissance de votre chronotype et le fait d’essayer de tirer parti de la connaissance de celui-ci pour organiser ses journées, est particulièrement précieux.

Vous connaissez des personnes qui se lèvent tous les jours à 05 h 00 et qui sont productifs tôt le matin ? C’est sûrement qu’ils ont un chronotype à dominante Lion. Vous êtes plus de chronotype de type Loup ? Alors mieux vaut ne pas répliquer la même stratégie. Le mieux dans le doute, bien sûr, reste toujours de tester par soi-même.

Vous doutez peut-être de l’importance de connaître votre chronotype. Dans ce cas, rappelez-vous la loi de Swoboda-Fliess-Teltscher selon laquelle nos rythmes biologiques influencent directement notre productivité (saisons, ensoleillement, alimentation, heures de la journée) et si vous êtes toujours sceptique n’hésitez à tester par vous-même.

Des méthodes comme le Biological Prime Time peuvent aussi vous aider à déterminer vos pics de productivité même si cette méthode peut souffrir de quelques difficultés dans sa mise en pratique. La chronobiologie, l’étude des rythmes biologiques dans l’organisme, a fait l’objet de nombreuses recherches et trouve de plus en plus de débouchés concrets comme la régulation du sommeil ou la chrono-pharmacologie.

4/ Votre plan d’action pour commencer à reprendre le contrôle sur votre temps

Si vous n’avez jamais utilisé ces techniques, il peut être difficile de réussir à les utiliser de manière efficace et efficiente. Comme pour les habitudes, il n’est pas souhaitable de vouloir implémenter d’un seul et même coup plusieurs méthodes différentes. Pour cela, il est important de comprendre quel est le point le plus critique qui vous empêche d’être productif, est-ce :

  • Le fait de remettre les choses au lendemain (procrastiner)
  • Ne pas réussir à démarrer une tâche (procrastination et/ou motivation)
  • Avoir trop de tâches à réaliser (priorisation)
  • Vouloir faire trop de choses à la fois (surestimation et multi-tâches)
  • Les nombreuses interruptions dans votre travail (concentration)
  • Une absence de vision claire sur vos objectifs et comment les atteindre
  • Le manque de planification
  • Etc.

Une fois que vous aurez défini la principale cause, sélectionnez une méthode pouvant vous permettre de vous améliorer sur ce point-là et commencez à l’appliquer pendant au moins 10 jours. Puis, faites un rapide bilan pour savoir comment l’utiliser encore mieux et décidez ensuite si cette méthode vous est profitable en terme de productivité.

Un autre point important est d’éviter de vouloir employer trop de méthodes différentes. Cela peut être contre-productif. C’est comme avec les applications sur votre téléphone, mieux vaut avoir 3 à 5 applications très pratiques et efficaces que vous utilisez souvent plutôt qu’une cinquantaine d’applications que vous utilisez rarement. En effet, il y a très peu de chances que vous puissiez utiliser une méthode efficacement si vous l’utilisez rarement.

Chacun est unique et donc certains seront plus à l’aise avec telle méthode, là où d’autres seront plus à l’aise avec d’autres méthodes. Repensez à l’analogie sur les vêtements à la mode. Mieux vaut prendre en compte votre morphologie (chronotype principal) et vos goûts.

Le changement n’a pas besoin d’être radical ou très important pour fournir de très bons résultats.

Vous doutez ? Rappelez-vous le principe de Pareto (80 % des résultats sont produits par 20 % des actions). Le tout, c’est que vous utilisiez quelques méthodes pratiques et efficaces pour vous et cela vous aidera à être réellement plus productif.

J’espère que je vous ai donné l’envie de mettre à l’épreuve les lois, principes et méthodes que je vous ai exposés dans cet article afin de pouvoir vous aider à mieux gérer votre temps et ainsi réussir à faire grandir votre activité tout en vous permettant d’avoir du temps pour vos amis, famille et passion.

Vous êtes motivé pour tester une méthode en particulier ? N’hésitez pas à la partager dans les commentaires ci-dessous!

Cet article comporte 2 commentaires
  1. quel article génial ! comment ne pas réussir à s’organiser après cela. dans nos emplois du temps serrés l’organisation est primordial ! MERCI pour cet article très complet. J’ai beaucoup aimé les 12 lois du début d’article… elles expliquent beaucoup de choses…

    1. Caroline R. dit :

      Coucou Estelle, merci pour ton commentaire ! Effectivement, j’ai moi aussi beaucoup aimé ces lois. Ça remet les choses en perspective quand on les connait 😉

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